Personligt brev layout – professionell design & format (2025)

Ett personligt brev med perfekt innehåll men rörig layout hamnar ofta i papperskorgen. Rekryterare bedömer din professionalitet redan innan de läst ett ord – genom hur ditt dokument ser ut. En ren, strukturerad layout signalerar att du är organiserad och tar ansökan på allvar. En rörig layout med konstiga typsnitt och dålig formatering ger motsatt intryck.

Layout handlar inte om att vara kreativ eller utstickande. Det handlar om att vara läsbar, professionell och respektfull mot rekryterarens tid. När en rekryterare öppnar ditt personliga brev ska deras första tanke vara "detta ser professionellt ut", inte "vad är detta för röra?".

I den här guiden får du konkreta rekommendationer för typsnitt, storlek och färg, rätt marginaler och radavstånd för optimal läsbarhet, best practice för PDF vs Word-format, layoutmallar för olika branscher, vanliga designmisstag att undvika, och ATS-optimering för din layout.

Målet är enkelt: skapa ett personligt brev som ser lika professionellt ut som det låter och som passerar både mänskliga rekryterare och automatiska system.

Varför är layout så viktigt för ditt personliga brev?

Layout är inte bara estetik – det är kommunikation. En väldesignad layout gör det enkelt för rekryteraren att snabbt skanna ditt brev och hitta den information de söker. En dålig layout gör det jobbigt att läsa och signalerar brist på professionalitet.

Rekryterare lägger i genomsnitt 6-10 sekunder på att skanna ett personligt brev innan de bestämmer om de ska läsa det ordentligt. Under dessa sekunder bedömer de:

• Professionalitet – Ser det professionellt och välskött ut?
• Struktur – Är det lätt att hitta information och följa tankegången?
• Läsbarhet – Är typsnittet tydligt och texten luftig?
• Längd – Håller det sig inom 1 A4-sida?
• Format – Är det korrekt formaterat (PDF, rätt filnamn)?

Om något av detta fallerar riskerar ditt brev att sorteras bort – oavsett hur bra innehållet är.

Grundläggande layoutprinciper för personligt brev

1. Typsnitt – välj rätt font för professionalitet

Ditt typsnitt ska vara läsbart, professionellt och neutralt. Undvik kreativa eller dekorativa typsnitt – de distraherar från innehållet.

Rekommenderade typsnitt:

För digitala dokument (PDF):

• Calibri (11-12pt) – Modern, ren, lätt att läsa digitalt
• Arial (11-12pt) – Klassiskt, professionellt, universellt
• Helvetica (11-12pt) – Elegant, tidlös, mycket läsbar
• Verdana (10-11pt) – Designad för skärmar, mycket tydlig

För utskrifter:

• Times New Roman (12pt) – Klassiskt, formellt, traditionellt
• Garamond (12pt) – Elegant, lättläst, något mjukare
• Georgia (11-12pt) – Modern serif, fungerar både digitalt och utskrivet

Undvik dessa typsnitt:

• ❌ Comic Sans – Mycket oprofessionellt
• ❌ Papyrus – Amatörmässigt
• ❌ Brush Script, Chiller, Curlz – För dekorativa
• ❌ Impact – För aggressivt
• ❌ Courier New – Ser ut som en gammaldags skrivmaskin

Typsnittsstorlek:

• Brödtext: 11-12pt (beroende på typsnitt)
• Rubriker: Inte mer än 14-16pt
• Ditt namn: Kan vara större (16-18pt) om det är i headern

Konsistens är nyckeln: Använd endast ETT typsnitt genom hela dokumentet. Undvik att blanda flera typsnitt – det ser oprofessionellt ut. Om du vill skapa hierarki, använd fet stil eller kursiv, inte olika typsnitt.

2. Marginaler och radavstånd – skapa luftig läsbarhet

Marginaler:

• Standard: 2,5 cm på alla sidor (topp, botten, vänster, höger)
• Minimum: 2 cm om du behöver mer utrymme
• Maximum: 3 cm (mer än så ser tomt och onaturligt ut)

Radavstånd:

• Brödtext: 1,15 eller 1,5 (1,0 är för tätt, 2,0 är för luftigt)
• Mellan stycken: 6-12pt extra avstånd (lämna en tom rad)
• Före rubriker: 12-18pt extra avstånd

Justering:

• Vänsterjusterad text är standard och lättast att läsa
• Undvik fulljustering (blocksats) – det skapar ojämna ordmellanrum
• Centrera endast header med ditt namn och kontaktinfo

Exempel på rätt radavstånd:

3. Struktur och hierarki – vägleda läsaren

Ett välstrukturerat personligt brev har tydlig hierarki som guidar ögat:

Header (överst):

• Ditt namn (lite större, eventuellt i fetstil)
• Kontaktinformation (telefon, e-post, eventuellt LinkedIn)
• Kan vara centrerad eller vänsterjusterad

Datum och mottagarens adress:

• Datum (högerjusterat eller vänsterjusterat)
• Mottagarens namn och adress (vänsterjusterat)

Rubrik (valfritt):

• "Ansökan till [tjänst]" eller bara hoppa direkt till brödtext
• Om du använder rubrik, gör den diskret (inte för stor eller iögonfallande)

Brödtext:

• Inledning (1-2 stycken)
• Mellandel (2-3 stycken)
• Motivation (1 stycke)
• Avslutning (1 stycke)

Avslutningshälsning:

• "Med vänlig hälsning," eller "Med vänliga hälsningar,"
• [Tom rad]
• Ditt namn

4. Färg – använd sparsamt och professionellt

Huvudregel: Mindre är mer när det gäller färg.

Säkert val:

• Svart text på vit bakgrund (100% professionellt, fungerar alltid)

Om du vill använda accentfärg:

• Använd EN diskret färg för ditt namn eller rubriker
• Professionella färger: Mörkblå, mörkgrå, antracit, mörkgrön
• Undvik: Rött, rosa, orange, gult, neon, ljusa färger

Exempel på diskret accentfärg:

Varning:

• Vissa ATS-system (Applicant Tracking System) har problem med färg
• Om du söker via ett applicantsystem, håll dig till svart/vit
• Färg ska aldrig distrahera från innehållet

5. Längd – respektera 1 A4-sida

Absolut regel: Max 1 A4-sida.

Om ditt personliga brev sträcker sig över till en andra sida:

• ❌ Minska inte typsnittet under 11pt
• ❌ Minska inte marginalerna under 2 cm
• ❌ Minska inte radavståndet till 1,0
• ✓ Redigera texten och gör den kortare

En sida visar att du:

• Kan kommunicera koncist
• Respekterar rekryterarens tid
• Förstår vad som är viktigt

Tips för att få plats:

• Korta ner stycken
• Ta bort överflödig information
• Använd aktiva verb istället för passiva konstruktioner
• Kombinera meningar där det går

PDF vs Word – vilket format ska du använda?

PDF – det säkra valet (rekommenderas)

Fördelar:

• ✓ Bevarar din formatering exakt
• ✓ Ser professionellt ut
• ✓ Fungerar på alla operativsystem (Mac, Windows, Linux)
• ✓ Kan inte ändras av misstag
• ✓ Mindre filstorlek
• ✓ Universellt accepterat

Nackdelar:

• ✗ Vissa äldre ATS-system har problem med PDF (sällsynt nuförtiden)
• ✗ Svårare att kopiera text (men det är sällan ett problem)

När ska du använda PDF:

• Om arbetsgivaren inte specifikt ber om Word-dokument
• När du skickar via e-post eller laddar upp på hemsida
• När du vill vara säker på att layouten ser rätt ut

Word – när det efterfrågas

Fördelar:

• ✓ Lätt att redigera
• ✓ Bra kompatibilitet med vissa ATS-system
• ✓ Text går lätt att kopiera och klistra in

Nackdelar:

• ✗ Formateringen kan ändras beroende på mottagarens version av Word
• ✗ Kan se olika ut på Mac vs Windows
• ✗ Större filstorlek

När ska du använda Word:

• När arbetsgivaren specifikt ber om .doc eller .docx
• När ansökan ska fyllas i direkt i ett formulär
• När du vet att de använder ett ATS-system som föredrar Word

Filnamn – viktigt men ofta glömt

Gör så här:

• ✓ "Personligt-brev-Anna-Andersson.pdf"
• ✓ "Personligt-brev-Anna-Andersson-Innovate.pdf"
• ✓ "Anna-Andersson-Personligt-brev.pdf"

Gör INTE så här:

• ❌ "personligtbrev.pdf" (för generiskt)
• ❌ "PB_final_FINAL_v3.pdf" (oprofessionellt)
• ❌ "Personligt brev Anna.pdf" (mellanslag kan orsaka problem)

Använd bindestreck (-) eller understreck (_), inte mellanslag.

Layoutmallar för olika branscher och stilar

1. Konservativ layout – för traditionella branscher

Passar för: Juridik, finans, revision, offentlig sektor, försäkring

Kännetecken:

• Typsnitt: Times New Roman eller Garamond (12pt)
• Färg: Endast svart på vit bakgrund
• Struktur: Mycket formell med tydlig brevstruktur (datum, adress, hälsning)
• Layout: Ren och enkel, inga grafiska element

2. Modern layout – för tech och startup

Passar för: IT, tech, startup, kreativa byråer, digitala bolag

Kännetecken:

• Typsnitt: Calibri, Helvetica eller Arial (11-12pt)
• Färg: Diskret accentfärg för namn (mörkblå, antracit)
• Struktur: Lite mindre formell, kan hoppa över mottagaradress
• Layout: Ren och minimalistisk

3. Balanserad layout – för de flesta branscher

Passar för: Marknadsföring, HR, försäljning, administration, vård, utbildning

Kännetecken:

• Typsnitt: Calibri eller Arial (11-12pt)
• Färg: Svart på vit, eventuellt diskret accentfärg för namn
• Struktur: Standard med datum och mottagare
• Layout: Ren, professionell, lätt att läsa

ATS-optimering – se till att systemet läser din layout

Många företag använder ATS (Applicant Tracking System) som automatiskt scannar och analyserar ansökningar. En för kreativ layout kan orsaka problem för dessa system.

ATS-vänliga layoutprinciper:

✓ Använd standardtypsnitt: Calibri, Arial, Times New Roman ✓ Undvik tabeller: Använd radbrytningar och mellanslag istället ✓ Inga textrutor: Text ska vara i dokumentets huvudflöde ✓ Inga sidhuvuden/sidfötter: Vissa ATS läser inte dessa ✓ Inga bilder eller grafik: ATS kan inte tolka bilder ✓ Tydliga rubriker: Använd faktiska rubriker, inte bara fet text ✓ Standard bullet points: •, -, eller * (inte fancy symboler)

Populära CV-mallar

Professionella mallar som ökar dina chanser att få jobbet

Populärast

Modern Minimal

Perfekt för tech och konsult

Rekommenderad

Classic Professional

Traditionell och pålitlig

Heta just nu

Nordic Professional

Skandinavisk elegans

Trendigt

Creative Edge

För kreativa yrken

8 professionella mallar att välja mellan

Visa alla mallar

Testa din layout:

1. Spara som PDF
2. Öppna i en annan dator/enhet
3. Kopiera texten och klistra in i en text-editor (Notepad)
4. Ser texten fortfarande strukturerad och läsbar ut?

Om ja: Din layout är ATS-vänlig. Om nej: Förenkla layouten.

Vanliga layoutmisstag att undvika

1. För kreativ eller rörig design

Misstag: Använda för många typsnitt, färger, grafiska element eller dekorationer.

Varför det är fel: Distraherar från innehållet och ser oprofessionellt ut.

Gör istället: Håll det enkelt, rent och professionellt. Innehållet ska lysa, inte designen.

2. För små marginaler eller typsnitt

Misstag: Minska typsnitt till 9-10pt eller marginaler till 1 cm för att få plats med mer text.

Varför det är fel: Ser krammat ut och är jobbigt att läsa. Signalerar att du inte kan prioritera information.

Gör istället: Redigera texten så den passar på 1 sida med standardmarginaler och läsbart typsnitt.

3. Använder Word-mallar med grafiska element

Misstag: Använda färdiga Word-mallar med färgglada rutor, ikoner och grafik.

Varför det är fel: Ofta oprofessionella, svåra att redigera, och fungerar dåligt i ATS-system.

Gör istället: Skapa en enkel, egen layout med standardverktyg i Word eller Google Docs.

4. Inkonsekvent formatering

Misstag: Olika typsnitt i olika delar, ojämna radavstånd, vissa stycken justerade och andra inte.

Varför det är fel: Ser slarvig och oprofessionell ut. Visar brist på uppmärksamhet på detaljer.

Gör istället: Använd samma formatering genom hela dokumentet. Använd stilmallar (Styles) i Word.

5. Fel filformat eller filnamn

Misstag: Skicka som .pages (Mac), namnge filen "personligtbrev.pdf" eller "dokument1.pdf".

Varför det är fel: .pages öppnas inte på Windows. Generiska filnamn gör det svårt för rekryterare att hitta din ansökan.

Gör istället: Spara som PDF, namnge "Personligt-brev-[Ditt-namn].pdf".

6. Text som sträcker sig över 2 sidor

Misstag: Låta texten fortsätta på en andra sida (även om det bara är två rader).

Varför det är fel: Visar att du inte kan kommunicera koncist. Slösar rekryterarens tid.

Gör istället: Redigera texten så den passar på exakt 1 A4-sida.

7. Glömmer att korrekturläsa layouten

Misstag: Fokusera bara på innehållet och inte kontrollera hur det ser ut.

Varför det är fel: Layoutfel (konstig sidbrytning, ojämna marginaler) kan distrahera och se oprofessionella ut.

Gör istället: Skriv ut eller öppna i förhandsvisning. Kontrollera att allt ser rätt ut.

Checklista – professionell layout för personligt brev

Innan du skickar ditt personliga brev, gå igenom denna checklista:

Typsnitt och text:

• ☐ Professionellt typsnitt (Calibri, Arial, Times New Roman)
• ☐ Läsbar storlek (11-12pt)
• ☐ Konsekvent genom hela dokumentet
• ☐ Inga stavfel eller grammatiska misstag

Marginaler och avstånd:

• ☐ 2,5 cm marginaler (minimum 2 cm)
• ☐ 1,15 eller 1,5 i radavstånd
• ☐ Tydligt avstånd mellan stycken
• ☐ Luftig och behaglig att läsa

Struktur:

• ☐ Ditt namn och kontaktinfo överst
• ☐ Datum och mottagaradress (om relevant)
• ☐ Tydlig struktur med stycken
• ☐ Professionell avslutning

Färg och design:

• ☐ Svart text på vit bakgrund (standard)
• ☐ Eventuell accentfärg är diskret och professionell
• ☐ Inga distraherande grafiska element
• ☐ Ren och minimalistisk design

Format och längd:

• ☐ Max 1 A4-sida
• ☐ Sparad som PDF (om inte annat anges)
• ☐ Korrekt filnamn: "Personligt-brev-[Ditt-namn].pdf"
• ☐ Testat att öppna på annan enhet

ATS-optimering:

• ☐ Inga tabeller eller textrutor
• ☐ Ingen text i sidhuvud eller sidfot
• ☐ Inga bilder eller grafik
• ☐ Standardtypsnitt och formatering

Optimera ditt personliga brev med AI

När du har fått layouten rätt är nästa steg att se till att innehållet är lika starkt som designen. På jobbcoach.ai har vi utvecklat AI-verktyg som hjälper dig att:

• Skapa skräddarsytt innehåll på 2 minuter – Vårt verktyg analyserar platsannonsen och genererar ett personligt brev med rätt struktur och layout
• Optimera för ATS-system – Vi säkerställer att både innehåll och layout passerar automatiska sållningssystem
• Professionella layoutmallar – Välj mellan olika stilar anpassade för din bransch

Skapa ditt personliga brev gratis

Vill du även optimera ditt CV? Vi har kompletta CV-mallar med professionell design.

Vanliga frågor – layout för personligt brev

Slutsats – layout är din tysta professionalism

En professionell layout är inte bara estetik – det är kommunikation. Det visar att du är organiserad, detaljorienterad och tar ansökan på allvar. Det gör det enkelt för rekryteraren att läsa ditt brev och fokusera på innehållet, inte på designen.

Kom ihåg de viktigaste principerna:

✓ Använd professionella typsnitt (Calibri, Arial, Times New Roman) ✓ Håll dig till 11-12pt och 2,5 cm marginaler ✓ Max 1 A4-sida ✓ Spara som PDF med korrekt filnamn ✓ Håll det enkelt – mindre är mer ✓ Använd färg sparsamt (eller inte alls) ✓ Optimera för ATS-system

En bra layout ska vara osynlig – den ska inte distrahera, den ska bara göra innehållet lättare att läsa. När rekryteraren öppnar ditt personliga brev ska de tänka "detta ser professionellt ut" och sedan fokusera på vad du har att säga.

Använd vårt AI-verktyg för att skapa ett personligt brev med perfekt layout på några minuter.

Lycka till med din ansökan!

Relaterade artiklar

• Hur skriver man ett personligt brev
• Personligt brev mall gratis
• Bra personligt brev
• CV-mallar med professionell design