Personligt brev format: Korrekt formatering 2025

Du har skrivit hela brevet. Innehållet är bra. Men när du öppnar dokumentet ser det konstigt ut. Typsnittet känns fel, marginalerna är för små, och hela texten ser krampad ut. Rekryteraren öppnar din ansökan och tänker "det här ser inte professionellt ut" innan de ens läst första meningen.

Format är inte bara detaljer. Det är skillnaden mellan ett brev som ser amatörmässigt ut och ett som signalerar professionalitet. Rätt format gör ditt brev lättare att läsa, fungerar i alla system och ger ett seriöst första intryck. Fel format gör att innehållet aldrig får chansen att lysa.

Här är exakt hur du formaterar ditt personliga brev korrekt 2025, från typsnitt och marginaler till PDF-konvertering och ATS-optimering.

Snabbguide: De 7 viktigaste formatreglerna

Innan vi går på djupet, här är de viktigaste formatreglerna du måste följa:

1. Typsnitt: Arial, Calibri eller Times New Roman

Professionella, lättlästa typsnitt som fungerar överallt. Inget annat.

2. Storlek: 11-12 punkter för brödtext

Tillräckligt stort för att vara läsbart, tillräckligt litet för att få plats på en sida.

3. Marginaler: 2,5 cm på alla sidor

Standard som ger luftig, professionell layout. Minimum 2 cm om du behöver mer plats.

4. Radavstånd: 1,15 eller 1,5

Luftigt nog att läsa bekvämt, tätt nog att få plats med allt.

5. Justering: Vänsterjusterad text

Enklast att läsa. Aldrig blocksatt eller centrerad brödtext.

6. Format: PDF (om inte annat anges)

Bevarar formatering och ser professionellt ut. Word bara om arbetsgivaren specifikt ber om det.

7. Längd: Exakt en A4-sida

Inte mer, inte mindre. Justera innehållet, inte formatet.

Följ dessa regler och ditt brev ser professionellt ut oavsett vem som öppnar det. Nu går vi igenom varje regel i detalj.

Rätt typsnitt för personligt brev

Ditt typsnitt ska vara osynligt. Rekryteraren ska läsa innehållet, inte lägga märke till fonten. Det betyder: välj professionellt, klassiskt och lätt att läsa.

Rekommenderade typsnitt

För digitala dokument och PDF (bästa valen):

Arial (11-12pt) Klassiskt, rent, universellt. Fungerar på alla system och i alla ATS. Neutralt och professionellt.

Calibri (11-12pt) Modern, ren, designad för skärmar. Standardtypsnittet i nyare versioner av Word. Lätt att läsa digitalt.

Helvetica (11-12pt) Elegant, tidlös, mycket läsbar. Populärt i kreativa branscher men fungerar överallt.

För utskrifter (om du vet att brevet ska printas):

Times New Roman (12pt) Klassiskt serif-typsnitt. Formellt och traditionellt. Bra för konservativa branscher som juridik, finans eller offentlig sektor.

Garamond (12pt) Elegant serif. Lite mjukare än Times New Roman. Fungerar både utskrivet och digitalt.

Undvik dessa typsnitt

Vissa typsnitt dödar din trovärdighet direkt:

❌ Comic Sans – Extremt oprofessionellt. Aldrig.

❌ Papyrus, Brush Script, Chiller – Dekorativa typsnitt som hör hemma på födelsedagskort, inte ansökningar.

❌ Impact, Courier New – För aggressivt respektive föråldrat (ser ut som gammal skrivmaskin).

❌ Krulliga eller handskrivna typsnitt – Svåra att läsa och ser amatörmässiga ut.

Om du tvekar vilket typsnitt du ska använda, välj Arial 11-12pt. Det fungerar alltid.

Hur stor ska teckenstorleken vara?

Brödtext: 11-12 punkter

Det här är standardstorleken för affärsbrev. 11pt ger lite mer utrymme om du har mycket att säga. 12pt är lite luftigare och lättare att läsa.

Ditt namn i header: 14-16 punkter

Om du har ditt namn och kontaktuppgifter högst upp kan namnet vara något större för att sticka ut. Men inte mer än 16pt.

Rubriker (om du använder dem): 13-14 punkter

Om du har "Ansökan till projektledare" som rubrik, gör den ett par punkter större än brödtexten. Men inte så stor att den dominerar.

Gå aldrig under 11pt. Mindre än det ser trångt ut och signalerar att du försöker pressa in för mycket text. Bättre att redigera innehållet.

Gå aldrig över 12pt för brödtext. Större blir onödigt luftigt och slösar plats.

Som du ser i exemplet ovan är typsnittet diskret och läsbart. Ingenting sticker ut eller distraherar.

Marginaler och spacing för optimal läsbarhet

Marginaler skapar luft runt texten. För små marginaler gör dokumentet trångt. För stora marginaler gör det tomt.

Standardmarginaler: 2,5 cm

Topp: 2,5 cm Botten: 2,5 cm Vänster: 2,5 cm Höger: 2,5 cm

Det här är standardmarginalerna i Microsoft Word och ger en professionell, balanserad layout. Använd dessa om du inte har särskild anledning att ändra.

Minimum: 2 cm

Om du har mycket att säga och kämpas för att få plats på en sida kan du minska marginalerna till 2 cm. Men inte mindre än så. Under 2 cm ser det krammat och oprofessionellt ut.

Maximum: 3 cm

Om ditt brev är kort (200-250 ord) kan lite större marginaler få det att se mer balanserat ut. Men gå inte över 3 cm. Mer än det ser tomt ut och slösar papper.

Hur du ställer in marginaler

I Microsoft Word:

1. Klicka på fliken "Layout" (eller "Sidlayout")
2. Klicka på "Marginaler"
3. Välj "Normala" (2,5 cm) eller "Anpassade marginaler" för att ställa in exakt

I Google Docs:

1. Klicka på "Arkiv" → "Utskriftsformat"
2. Justera marginalerna manuellt (standard är 2,54 cm, vilket är ungefär 2,5 cm)

Håll dig till samma marginaler på alla fyra sidor. Asymmetriska marginaler ser konstiga ut.

Radavstånd och styckeavstånd

Radavstånd är utrymmet mellan raderna i din text. För tätt och det blir svårt att läsa. För luftigt och du slösar utrymme.

Radavstånd: 1,15 eller 1,5

1,15 (rekommenderat för de flesta)

Det här är standardinställningen i Word och Google Docs. Det ger lagom luft mellan raderna utan att slösa plats. Bra balans för ett personligt brev.

1,5 (om du har kortare text)

Lite mer luftigt. Fungerar bra om ditt brev är 200-300 ord och du vill att det ska se mer balanserat ut på sidan.

Undvik 1,0 (enkelradavstånd)

Ser trångt och omodernt ut. Svårare att läsa. Används i gamla affärsbrev men känns daterat idag.

Undvik 2,0 (dubbelradavstånd)

Alldeles för luftigt. Slösar plats och ser konstigt ut för affärsbrev. Används i akademiska uppsatser, inte i ansökningar.

Styckeavstånd: Lämna mellanrum mellan stycken

Efter varje stycke ska det finnas extra utrymme. Det gör texten lättare att skanna och följa.

Så här gör du det rätt:

I Word eller Google Docs: Tryck Enter en gång efter varje stycke. Programmet lägger automatiskt till lite extra avstånd (6-12pt beroende på inställningar).

Manuell inställning i Word:

1. Markera all text
2. Högerklicka → "Stycke"
3. Under "Avstånd" → "Efter" → sätt till 6-12pt

Använd inte indrag (tabb i början av stycken). I svenska affärsbrev lämnar vi mellanrum mellan stycken istället för att indentera första raden.

Formatering av kontaktuppgifter

Dina kontaktuppgifter ska stå överst i dokumentet, tydligt och lättläst.

Vad ska finnas med?

Obligatoriskt:

• För- och efternamn
• Telefonnummer (mobilnummer)
• E-postadress (professionell)

Valfritt men rekommenderat:

• LinkedIn-profil
• Hemort/stad (inte fullständig adress)

Inte nödvändigt längre:

• Fullständig gatuadress
• Postnummer
• Personnummer

Två standardlayouter för kontaktuppgifter

Layout 1: Centrerad header (mest vanlig)

Anna Andersson
070-123 45 67 | anna.andersson@gmail.com | linkedin.com/in/annaandersson
Stockholm

Snyggt, kompakt, lätt att läsa. Fungerar för de allra flesta branscher.

Layout 2: Vänsterjusterad header

Anna Andersson
070-123 45 67
anna.andersson@gmail.com
Stockholm

Lite mer formell. Bra för konservativa branscher.

Tips för formatering

Använd |, / eller mellanrum som separator om du har allt på en rad. Håll det konsekvent.

Gör inte ditt namn fetstilt eller mycket större. 14-16pt är lagom. 18pt+ tar över för mycket.

E-postadressen ska vara klickbar i PDF. De flesta program gör detta automatiskt om du sparar som PDF.

Skriv inte "Telefon:" eller "E-post:" framför informationen. Det är självklart vad det är.

Datum och rubrik-formatering

Datum

Placera datum antingen högerjusterat eller vänsterjusterat, ca 2 rader under dina kontaktuppgifter.

Format: 30 november 2025 (helskrivet) eller 2025-11-30 (ISO-format)

Undvik 2025-11-30 eller 11/30/25. Det ser oprofessionellt ut.

Exempel:

Anna Andersson
070-123 45 67 | anna.andersson@gmail.com
Stockholm

30 november 2025

[Mottagarens namn och adress eller direkt till hälsning]

Rubrik (valfritt)

En rubrik kan göra det tydligare vilken tjänst du söker, men den är inte obligatorisk.

Exempel på bra rubriker:

"Ansökan till projektledare" "Ansökan: Marknadskoordinator, ref.nr 2024-456"

Formatering:

• Vänsterjusterad eller centrerad
• 13-14pt eller fet stil
• Inte för stor eller iögonfallande

Du kan hoppa över rubriken om du nämner tjänsten direkt i första meningen. Många moderna brev gör så.

Stycke-formatering och struktur

Hur du strukturerar dina stycken påverkar läsbarheten mer än du tror.

Vänsterjustera, aldrig blocksatt

Vänsterjusterad text (rekommenderat): Jämn vänsterkant, ojämn högerkant. Lätt att läsa och följer naturlig läsriktning.

Blocksatt text (undvik): Jämna kanter på både vänster och höger sida. Ser kanske "prydlig" ut, men skapar ojämna ordmellanrum som gör texten svårare att läsa. Använd inte detta.

Centrerad text (bara för header): Bara ditt namn och kontaktinfo ska vara centrerade. Aldrig brödtext.

Styckesindelning

Ett stycke = en tanke.

Dela upp din text i 4-6 stycken:

Stycke 1: Öppning (2-3 meningar) Vilken tjänst du söker och din starkaste koppling.

Stycke 2-3: Matchning mot krav (vardera 3-5 meningar) Konkreta exempel som visar att du passar jobbet.

Stycke 4: Varför företaget (2-3 meningar) Vad som lockar dig specifikt.

Stycke 5: Avslutning (1-2 meningar) Ser fram emot kontakt.

Varje stycke ska vara 3-6 rader långt på skärmen. Ett enstaka stycke på 8 rader går bra, men inte fler än så. Långa stycken är jobbiga att läsa.

Bullet points (använd sparsamt)

Du kan använda punktlistor om du vill lyfta fram flera detaljer kompakt:

Under mina tre år som säljchef har jag:
• Ökat försäljningen med 40% genom strukturerad kundbearbetning
• Byggt och lett ett team på sju säljare
• Implementerat nytt CRM-system som förbättrade konverteringen med 25%

Men: Använd inte bullet points för hela brevet. Breven ska bestå av sammanhängande text, inte lista. Max en punktlista per brev.

PDF vs Word – vilket format ska du använda?

Det här är en av de vanligaste frågorna. Svaret beror på situationen, men PDF är säkrast i 99% av fallen.

PDF – det rekommenderade valet

Fördelar: ✓ Bevarar din formatering exakt, oavsett vad mottagaren har för system ✓ Ser professionellt ut ✓ Fungerar på alla operativsystem (Windows, Mac, Linux) ✓ Kan inte ändras av misstag ✓ Mindre filstorlek än Word ✓ Moderna ATS-system läser PDF utan problem

Nackdelar: ✗ Vissa väldigt gamla ATS-system (före 2015) kan ha problem med PDF

Word – bara när det efterfrågas

Fördelar: ✓ Lätt att redigera (om arbetsgivaren behöver kopiera text) ✓ Fungerar säkert med äldre ATS-system

Nackdelar: ✗ Formateringen kan ändras beroende på mottagarens version av Word ✗ Ser olika ut på Mac vs Windows ✗ Kan öppnas och ändras av misstag ✗ Större filstorlek

Så här bestämmer du

Använd PDF om:

• Jobbannonsen inte nämner önskat filformat
• Du skickar via e-post eller laddar upp på hemsida
• Företaget verkar modernt och tech-savvy

Använd Word om:

• Jobbannonsen specifikt ber om .doc eller .docx
• Du söker via ett ansökningssystem som endast accepterar Word
• Du är osäker på om deras ATS-system klarar PDF (sällsynt idag)

Generell tumregel: PDF är default. Byt bara till Word om du har tydlig anledning.

Hur du sparar som PDF

Från Microsoft Word:

1. Klicka "Arkiv" → "Spara som"
2. Välj var du vill spara filen
3. Under "Filformat" eller "Spara som typ" välj "PDF"
4. Klicka "Spara"

Från Google Docs:

1. Klicka "Arkiv" → "Ladda ned"
2. Välj "PDF-dokument (.pdf)"
3. Filen laddas ned direkt

Rätt filnamn (ofta glömt!)

Filnamnet är viktigare än du tror. Rekryterare kan få hundratals ansökningar. Generiska filnamn som "personligtbrev.pdf" gör det omöjligt att hitta din ansökan senare.

Gör så här: ✓ Personligt-brev-Anna-Andersson.pdf ✓ Anna-Andersson-Personligt-brev.pdf ✓ Personligt-brev-Anna-Andersson-Projektledare.pdf

Gör INTE så här: ❌ personligtbrev.pdf (för generiskt) ❌ PB_final_v3.pdf (oprofessionellt) ❌ Personligt brev Anna.pdf (mellanslag kan orsaka problem i vissa system)

Använd bindestreck (-) eller understreck (_) istället för mellanslag.

Formatering för ATS-system

Många företag använder ATS (Applicant Tracking System) som scannar din ansökan automatiskt innan en människa ser den. En för kreativ formatering kan göra att systemet inte läser din text korrekt.

Vad är ATS-vänlig formatering?

ATS-system läser text sekventiellt från topp till botten. De klarar standardformatering men har problem med avancerade layouter.

ATS-vänliga formatelement: ✓ Standardtypsnitt (Arial, Calibri, Times New Roman) ✓ Enkel text utan textrutor ✓ Standardrubrikformat (fet text, 1-2pt större) ✓ Vanliga bullet points (•, -, *) ✓ Vänsterjusterad text ✓ Enkel header med kontaktinfo

Formatering som ATS inte gillar: ✗ Tabeller (används ibland i mallar för att skapa kolumner) ✗ Textrutor ✗ Bilder och grafik ✗ Text i sidhuvud eller sidfot ✗ Avancerade symboler eller specialtecken ✗ Färgad bakgrund

Hur du testar om ditt format är ATS-vänligt

Kopieringstest:

1. Öppna ditt PDF
2. Markera all text (Ctrl+A / Cmd+A)
3. Kopiera texten (Ctrl+C / Cmd+C)
4. Klistra in i Notepad eller annan enkel textredigerare

Om texten ser strukturerad och läsbar ut i Notepad är formatet ATS-vänligt. Om allt är kaos är det problem.

PDF eller Word för ATS?

Moderna ATS-system (2020+): Läser både PDF och Word utan problem.

Äldre ATS-system: Vissa kan föredra Word, men det är ovanligt idag.

Bästa valet: PDF med enkel formatering. Om du är osäker och företaget verkar ha gamla system, använd Word.

Men i 95% av fallen fungerar PDF utmärkt med moderna ATS-system.

Vanliga formateringsmisstag att undvika

Misstag 1: För små marginaler eller typsnitt för att få plats med mer

Problem: Du har för mycket text, så du minskar typsnittet till 10pt och marginalerna till 1,5 cm.

Varför det är fel: Ser trångt och krammat ut. Rekryteraren märker direkt att du försökt pressa in för mycket. Signalerar att du inte kan prioritera.

Gör istället: Redigera texten så den passar på en sida med standardformat. Ta bort överflödig information, korta meningar, fokusera på 2-3 exempel istället för 5.

Misstag 2: Använda kreativa eller dekorativa typsnitt

Problem: Du vill sticka ut så du använder ett "unikt" typsnitt som Brush Script eller Papyrus.

Varför det är fel: Ser oprofessionellt och amatörmässigt ut. Gör det svårare att läsa. ATS-system kan ha problem att tolka dem.

Gör istället: Håll dig till Arial, Calibri eller Times New Roman. Din unikhet ska komma från innehållet, inte typsnittet.

Misstag 3: Blocksatt text

Problem: Du tycker det ser "prydligare" ut med jämna kanter på båda sidorna.

Varför det är fel: Skapar ojämna ordmellanrum som gör texten svårare att läsa. Ser gammalmodigt ut.

Gör istället: Använd vänsterjusterad text. Det är modern standard för affärsbrev.

Misstag 4: Fel filnamn

Problem: Du sparar filen som "personligtbrev.pdf" eller "dokument1.pdf".

Varför det är fel: Rekryteraren har hundratals ansökningar. De hittar aldrig din fil igen om de behöver.

Gör istället: Personligt-brev-Anna-Andersson.pdf – tydligt, professionellt, lätt att hitta.

Misstag 5: Använda Word-mallar med grafiska element

Problem: Du laddar ner en "kreativ" mall från nätet med färgglada rutor, ikoner och grafik.

Varför det är fel: Ofta oprofessionella. Svåra att redigera. ATS-system kan inte läsa dem korrekt. Distraherar från innehållet.

Gör istället: Skapa en enkel, ren layout själv med standardverktyg i Word eller Google Docs.

Misstag 6: Inkonsekvent formatering

Problem: Vissa stycken har 1,5 i radavstånd, andra har 1,0. Olika typsnitt på olika ställen. Ojämna marginaler.

Varför det är fel: Ser slarvig ut. Visar brist på uppmärksamhet på detaljer.

Gör istället: Använd samma formatering genom hela dokumentet. Använd stilmallar i Word för att hålla konsistens.

Misstag 7: Text i sidhuvud eller sidfot

Problem: Du lägger ditt namn eller kontaktinfo i sidhuvud/sidfot för att "spara plats".

Varför det är fel: Många ATS-system läser inte sidhuvuden och sidfötter. Din kontaktinfo kan försvinna.

Gör istället: All viktig information ska vara i huvudtexten i dokumentet.

Checklista för korrekt formatering

Innan du skickar ditt personliga brev, gå igenom denna checklista:

Typsnitt och text:

• ☐ Professionellt typsnitt (Arial, Calibri eller Times New Roman)
• ☐ Läsbar storlek (11-12pt för brödtext)
• ☐ Konsekvent genom hela dokumentet (bara ETT typsnitt)
• ☐ Inga stavfel eller grammatiska misstag

Marginaler och avstånd:

• ☐ 2,5 cm marginaler på alla sidor (minimum 2 cm)
• ☐ 1,15 eller 1,5 i radavstånd
• ☐ Tydligt avstånd mellan stycken (6-12pt eller en tom rad)
• ☐ Luftig och behaglig att läsa

Struktur:

• ☐ Kontaktuppgifter (namn, telefon, e-post) högst upp
• ☐ Datum och eventuellt mottagaradress
• ☐ Tydlig struktur med 4-6 stycken
• ☐ Professionell avslutning med "Med vänlig hälsning"

Justering:

• ☐ Vänsterjusterad brödtext (inte blocksatt)
• ☐ Kontaktuppgifter centrerade eller vänsterjusterade
• ☐ Aldrig centrerad brödtext

Format och filnamn:

• ☐ Sparad som PDF (om inte annat anges)
• ☐ Korrekt filnamn: "Personligt-brev-[Ditt-namn].pdf"
• ☐ Filnamn använder bindestreck eller understreck, inte mellanslag
• ☐ Testat att öppna på annan enhet (kontrollera att det ser rätt ut)

Längd:

• ☐ Max 1 A4-sida
• ☐ Inga sidor som "blöder över" till sida två
• ☐ Texten ser balanserad ut på sidan (inte för tätt, inte för tomt)

ATS-optimering:

• ☐ Inga tabeller eller textrutor
• ☐ Ingen text i sidhuvud eller sidfot
• ☐ Inga bilder, grafik eller diagram
• ☐ Standardtypsnitt och enkel formatering
• ☐ Kopiering till Notepad visar strukturerad text

Formatering för olika branscher

Grundreglerna är desamma överallt, men vissa branscher har små nyanser.

Konservativa branscher (juridik, finans, offentlig sektor)

Typsnitt: Times New Roman 12pt Färg: Endast svart på vit bakgrund Struktur: Mycket formell med datum, mottagaradress, "Med vänliga hälsningar" Layout: Traditionell brevstruktur

Kreativa och tech-branscher (IT, startup, marknadsföring)

Typsnitt: Arial eller Calibri 11-12pt Färg: Svart på vit, eventuellt diskret accentfärg för ditt namn (mörkblå, antracit) Struktur: Lite mindre formell, kan hoppa över mottagaradress Layout: Ren och modern, men fortfarande enkel

De flesta branscher (allt däremellan)

Typsnitt: Arial eller Calibri 11-12pt Färg: Svart på vit Struktur: Standard med datum och hälsning Layout: Balanserad mellan formell och modern

Tumregel: Om du är osäker, gå konservativt. Ett "för formellt" brev är aldrig ett problem. Ett "för kreativt" brev kan vara det.

Slutsats: Format är din tysta professionalitet

Format är inte detaljer. Det är kommunikation. Ett välformaterat brev signalerar att du är noggrann, professionell och tar ansökan på allvar. Ett dåligt formaterat brev gör att innehållet aldrig får chansen att lysa.

De viktigaste punkterna att komma ihåg:

Typsnitt: Arial, Calibri eller Times New Roman i 11-12pt Marginaler: 2,5 cm på alla sidor Radavstånd: 1,15 eller 1,5 Justering: Vänsterjusterad text Format: PDF med korrekt filnamn Längd: Exakt en A4-sida

Följ dessa regler och ditt brev ser professionellt ut i alla system, hos alla rekryterare, oavsett bransch. Formatering ska vara osynlig – den ska bara göra innehållet lättare att läsa och ta in.

När rekryteraren öppnar ditt brev ska deras första tanke vara "detta ser professionellt ut", inte "vad är det här för konstigt format?". Sen läser de innehållet och upptäcker varför du är rätt person för jobbet.

Nästa steg:

• Se hur rätt formatering ser ut i praktiken: Personligt brev layout guide
• Ladda ner färdiga mallar med korrekt format: Personligt brev mallar gratis
• Förstå rätt längd för ditt brev: Personligt brev längd regler
• Lär dig vad som ska stå i brevet: Personligt brev innehåll checklista
• Få hjälp att skriva ditt brev: AI-verktyg för personligt brev

Se exempel med korrekt formatering för ditt yrke:

• Personligt brev för ekonomiassistent | CV för ekonomiassistent
• Personligt brev för undersköterska | CV för undersköterska
• Personligt brev för säljare | CV för säljare
• Personligt brev för IT-tekniker | CV för IT-tekniker