Kandidatdatabas: så väljer och använder ni en utan att slösa tid

Kandidatdatabaser säljs på samma löfte allihop: sluta vänta på ansökningar, sök fram kandidaterna direkt. Löftet är sant i princip, annonsen når bara minoriteten som letar just nu, och falskt förvånansvärt ofta i praktiken: rekryterare som söker i fel databas, på fel sätt, lägger timmar på profiler som är inaktuella, overifierade eller aldrig var aktuella för rollen.

Den här insikten handlar om att skilja databaserna åt och använda dem rätt: de tre frågorna som sorterar utbudet, söktekniken som hittar kandidaterna titelsökningar missar, och juridiken som avgör vilka databaser som håller att bygga process på.

Tre frågor som sorterar utbudet

1. Vad är verifierat? Grundfrågan, för den avgör vad sökresultaten är värda. En profil där kandidaten själv listat "avancerad Excel, ledarskap, analytisk förmåga" har exakt samma bevisvärde som samma rader i ett CV: noll, tills det prövats. Databaser vars profiler bär verifierat innehåll, testresultat där det är känt vems försöket var och att det var det första, bekräftade behörigheter, strukturerade kompetensbeskrivningar, låter er sortera på substans i stället för självbild. Det flyttar databasen från "hög med CV:n" till urvalsunderlag.

2. Syns kandidatens villkor? Den mest tidsbesparande egenskapen i en databas är inte fler profiler utan färre felkontakter. Ort, omfattning, tillträde och löneram som filter betyder att ni aldrig lägger er bästa kontakt på någon som inte kan ta rollen, och att kandidaten slipper tacka nej till sådant som aldrig var relevant. Varje meningslös kontakt kostar dubbelt: er tid nu, och kanalens svarsfrekvens nästa gång.

3. Har kandidaten valt att vara här? Frågan avgör både svarsfrekvensen och juridiken. Profiler som individen själv skapat, styr och kan stänga svarar i en annan liga än profiler som skrapats, importerats eller blivit kvar av slentrian, en kontakt till någon som bett om att bli hittad är väntad, en kontakt från en databas man inte visste att man fanns i är motsatsen. Och dataskyddsmässigt: IMY pekar särskilt ut rekryteringsdatabaser som ett område under skärpt tillsyn, där externa leverantörer förväntas göra konsekvensbedömningar. En leverantör som byggt på kandidatens eget aktiva val står stadigt där andra får förklara sig, samtyckesfrågorna fördjupar vi i insikten om GDPR i rekryteringen.

Vi är öppna med att det är de tre frågorna vår egen pool är byggd att svara ja på: verifierade förstagångsresultat, villkor som filter, profiler kandidaten själv skapat och styr, anonyma tills kandidaten tackar ja. Men frågorna är viktigare än vårt svar: ställ dem till varje leverantör, inklusive oss.

Söktekniken: kompetens före titel

Den vanligaste sökmissen i alla databaser är att söka på det som är lättast att skriva: titeln. Titlar är organisationslokala. En "ekonomiansvarig" i ett tillväxtbolag, en "redovisningsekonom" på en byrå och en "business controller" i en koncern kan ha nästan samma kompetensprofil, och den som söker på en av titlarna missar de andra två.

Arbeta i stället så här:

Sök på kravprofilens innehåll. Kompetenser, verktyg, behörigheter, samma kärnkompetenser som styr resten av processen. Det är också den sökning som hittar karriärväxlarna: personer med rätt förmågor och fel titelhistorik, ofta fältets mest förbisedda kandidater.

Börja brett, smalna av med verkliga skallkrav. En första sökning med femton kriterier hittar ingen, samma drömkandidatfälla som i annonser. Sök på skallkraven plus en eller två kärnkompetenser, och låt villkorsfiltren göra grovjobbet.

Låt sökningen leva. En sparad sökning som bevakar fältet gör databasen till det den är bäst på: en pipeline som fylls på, inte en engångskampanj. Nästa gång rollen öppnar börjar ni med träffarna i stället för med annonsutkastet, det är så vakanstiden kortas på riktigt.

Räkna med tratten. Även i en bra databas är sökträff inte lika med anställning: kontakter ska få svar, svar bli intervjuer, sourcingtratten på pillarsidan låter er räkna på volymerna per kanalkvalitet.

Arbetsflödet som gör databasen till process

Databaser underpresterar oftast av ett processfel: de används som nödlösning i vecka fem i stället för som parallellspår från dag ett. Gör så här i stället:

1. Sök samtidigt som annonsen publiceras, mot samma kravprofil. Två flöden in i samma strukturerade urval.
2. Kontakta med substans. Databaskontakt är uppsökande rekrytering, och samma hantverk gäller: en rad som visar varför just den här profilen, rollens innehåll, villkorsram, enkelt nästa steg. Hela meddelandehantverket, med granskare, finns i en egen insikt.
3. Behandla databaskandidater exakt som sökande. Samma strukturerade bedömning, samma återkoppling. En kandidat ni sökte upp och sedan tappade bort är ett sämre utfall än att aldrig ha hört av sig.
4. Mät per källa. Andel svar, andel intervjuer, andel anställningar per databas och kanal. Det är siffrorna som avgör vilka abonnemang som förtjänar förnyelse, inte antalet profiler i marknadsföringen.

Slutsatsen är densamma som för all sourcing: databasen är ett verktyg för att välja vilka ni får bedöma, inte ett sätt att slippa bedöma. Med rätt databas, rätt sökteknik och samma strukturerade urval som för alla andra kandidater blir den precis vad löftet säger: kandidaterna direkt, utan väntan på ansökningar som kanske aldrig kommer.

---

Källor: IMY om rekryteringssystem och kompetensdatabaser och Svenskt Näringslivs kartläggning av företagens rekryteringsvägar.