CV-exempel
Administrativ assistent
Ett professionellt CV-exempel för administrativ assistent som visar din Office-kompetens, organisationsförmåga och erfarenhet av kalenderhantering, dokumentation och chefsassistans.
- ATS-optimerat
- Branschspecifika nyckelord
- Kvantifierade resultat
Vad du får här
Komplett CV-exempel som inspirerar
Se exakt hur ett ATS-optimerat CV för administrativ assistent ser ut, med rätt nyckelord, kvantifierade resultat och struktur. Använd det som mall för ditt eget.
Sofia Bergström
Administrativ assistent med specialisering i chefsassistans
073-456 78 90sofia.bergstrom@email.seStockholm
Profil
Erfaren administrativ assistent med 6+ års erfarenhet av chefsassistans och ledningsstöd inom tech och consulting. Gedigen kompetens i Microsoft 365 (expert i Excel, Teams, SharePoint), kalenderhantering för ledningsgrupper och samordning av internationella möten och researrangemang. Strukturerad och proaktiv med förmåga att prioritera i högt tempo och hantera konfidentiell information med diskretion. Certifierad i GDPR och dataskydd.
Certifieringar
- Microsoft Office Specialist - Excel (2023)
- GDPR och dataskydd för administratörer (2024)
- Protokollföring och mötesteknik (2022)
- Researrangemang och reseteknik (2021)
Erfarenhet
Administrativ assistent till VD och ledningsgrupp2021 - nu
TechGrowth AB, Stockholm
- Hanterar daglig kalenderadministration för VD och 6 ledningsgruppsmedlemmar: 40-50 mötesbokningar per vecka med prioritering av akuta förfrågningar
- Koordinerar internationella researrangemang (15-20 resor/år) inkl. flyg, hotell, visum och reseräkningar - sparade 25% i resekostnader genom förhandlade avtal
- Ansvarig för styrelsemöten: kallelser, dagordning, protokoll och uppföljning av beslut enligt aktiebolagslagen
- Administrerar SharePoint för ledningsgruppen: dokumentstruktur, behörigheter och GDPR-efterlevnad för konfidentiella styrdokument
- Samordnar ledningsgruppens kvartalskonferenser (60-80 deltagare) inkl. lokal, catering, teknik och presentation i PowerPoint
Kontorsassistent2019 - 2021
Nordic Consulting Group, Stockholm
- Receptionsansvar 50% av tiden: 80-100 besökare/vecka, växel, inkommande e-post och posthantering
- Skapade mötesprotokoll och presentationer i PowerPoint för 25 konsulter - standardiserade mallar som sparade 30% tid
- Fakturerade kundfakturor i Visma (150+ fakturor/månad) och hanterade leverantörsfakturor med attestering
- Införde digitalt arkiveringssystem i SharePoint som minskade pappersdokumentation med 80% och förbättrade sökbarhet
Administratör, Praktik2018 - 2019
Stockholms Handelskammare, Stockholm
- Assisterade VD och ledningsgrupp med kalendervård, mötesbokningar och researrangemang
- Uppdaterade medlemsregister i CRM-system (400+ medlemsföretag) och skickade nyhetsbrev via Mailchimp
- Arrangerade medlemsfrukost och nätverksträffar (30-50 deltagare) med anmälningshantering och logistik
Kompetenser
- Microsoft 365 - Expert (8+ år): Excel (pivottabeller, VLOOKUP, makron), Word, PowerPoint, Outlook kalendervård, Teams, SharePoint
- Visma ekonomisystem - Avancerad: Fakturahantering och attestering
- Google Workspace - Avancerad: Gmail, Calendar, Drive, Docs
- SharePoint dokumenthantering och behörigheter - Avancerad
- CRM-system (Salesforce, Lime) - Grundläggande
- Researrangemang och bokningssystem - Expert
- Mailchimp och nyhetsbrevssystem - Grundläggande
- Zoom och Teams mötesadministration - Avancerad
- Organisationsförmåga och prioritering i högt tempo
- Diskretion och hantering av konfidentiell information
- Proaktivitet och problemlösning
- Serviceinriktad och professionell kommunikation
- Flexibilitet och stresstålig
- Noggrannhet i detaljer
Utbildning
Administratör med inriktning ekonomi2017 - 2019
Stockholms Yrkeshögskola
Yrkeshögskoleutbildning med praktik inom företagsadministration och ekonomihantering
Språk
- Svenska, Modersmål
- Engelska, Flytande i tal och skrift
- Franska, Grundläggande
Mallen NorrskenA4Läsbart för rekryteringssystem
Varför det fungerar
Det här gör CV:t starkt
Konkreta detaljer i exemplet som rekryterare och ATS-system letar efter för administrativ assistent.
ATS-optimerade nyckelord från administrativa roller
CV:t innehåller specifika termer som Microsoft 365, SharePoint, kalendervård, researrangemang och GDPR-hantering - exakt de nyckelord som ATS-system letar efter vid rekrytering av administrativa assistenter.
Varför detta fungerar: Rekryterare filtrerar ofta på exakta programnamn. Genom att skriva "Excel (pivottabeller, VLOOKUP, makron)" istället för bara "Office-paket" visar du konkret kompetensnivå och passerar automatisk filtrering.
Kvantifierade resultat som visar verklig arbetsbelastning
CV:t innehåller konkreta volymer: 40-50 mötesbokningar per vecka, 15-20 internationella resor per år, 150+ fakturor per månad och 60-80 deltagare vid konferenssamordning. Förbättringar mäts med siffror: 25% minskade resekostnader och 30% tidsvinst.
Varför detta fungerar: "Ansvarig för kalenderhantering" säger ingenting om omfattning. Konkreta siffror visar att du hanterar hög arbetsbelastning med många prioriteringar samtidigt.
Progression från kontorsassistent till chefsassistans
CV:t visar tydlig karriärutveckling från praktik (assisterade VD) till kontorsassistent (receptionsansvar + allmän administration) till administrativ assistent för ledningsgrupp (kalenderhantering för 6 personer + styrelsemöten).
Varför detta fungerar: Progression visar att tidigare arbetsgivare litat på dig med ökande ansvar. Från receptionist till ledningsstöd signalerar att du utvecklats och tagit dig an mer avancerade uppgifter.
Specifika Office-färdigheter med funktioner
Istället för "god datorvana" listar CV:t exakt vilka program och funktioner du behärskar: Excel med pivottabeller, VLOOKUP och makron, SharePoint med dokumentstruktur och behörigheter, Teams mötesadministration, Outlook kalendervård.
Varför detta fungerar: När du visar att du kan pivottabeller i Excel och behörighetshantering i SharePoint signalerar du att du inte bara öppnar program - du behärskar avancerade funktioner som sparar tid.
Diskretion och GDPR-efterlevnad framhävs konkret
CV:t nämner hantering av konfidentiell information vid flera tillfällen: styrelsemöten enligt aktiebolagslagen, SharePoint med GDPR-efterlevnad för styrdokument och GDPR-certifiering från 2024.
Varför detta fungerar: Administrativ assistent till VD eller ledningsgrupp hanterar ofta känslig information. Genom att visa att du förstår lagkrav och har certifiering inom dataskydd signalerar du att arbetsgivaren kan lita på dig.
Researrangemang med kostnadsmedvetenhet
CV:t visar konkret erfarenhet av internationella researrangemang (15-20 resor per år) med detaljer om flyg, hotell, visum och reseräkningar. Kostnadsbesparingar framhävs: 25% minskade resekostnader genom förhandlade avtal.
Varför detta fungerar: Genom att visa att du inte bara bokar resor utan också förhandlar avtal och sparar pengar signalerar du att du tänker affärsmässigt - inte bara utför uppgifter.
Skrivtips
Tips för administrativ assistent
Råden bygger på det rekryterare letar efter i din bransch.
Specificera dina Office-kunskaper med funktioner och nivå
Nämn inte bara "Office-paket" eller "god datorvana" utan lista specifika program och avancerade funktioner. Excel, PowerPoint, Outlook kalendervård, Teams och SharePoint ska alla finnas med om du behärskar dem.
Exempel på före/efter:
Kvantifiera din arbetsbelastning och visa omfattning
Skriv inte "ansvarade för kalenderhantering" eller "bokade möten" utan visa konkret omfattning: hur många möten per vecka, hur många personer du assisterade, hur många resor du arrangerade per år.
Exempel på före/efter:
Visa kostnadsmedvetenhet och affärsförståelse
Administrativ assistent handlar inte bara om att utföra uppgifter - det handlar också om att spara tid och pengar för organisationen. Om du förhandlat leverantörsavtal, minskat kostnader eller effektiviserat processer ska detta framgå tydligt med siffror.
Exempel på före/efter:
Framhäv diskretion och GDPR-kompetens konkret
Administrativ assistent till VD eller ledningsgrupp kräver förmåga att hantera konfidentiell information. Visa detta genom arbetsuppgifter (styrelsemöten, ledningsdokument) och certifieringar (GDPR-utbildning).
Exempel på före/efter:
Beskriv researrangemang och mötessamordning detaljerat
Researrangemang är en nyckelkompetens för många administrativa assistenter. Visa inte bara att du "bokade resor" utan specificera vad det innebar: flyg, hotell, visum, reseräkningar, tidszonhantering.
Exempel på före/efter:
Visa progression och ökande ansvar genom karriären
Om du börjat som receptionist eller kontorsassistent och utvecklats till administrativ assistent med chefsassistans ska denna progression framgå tydligt.
Exempel på progression:
Praktik (assisterade VD med enklare uppgifter), sedan Kontorsassistent (80-100 besökare/vecka, fakturering), sedan Administrativ assistent till ledningsgrupp (kalenderhantering för 6 personer, styrelsemöten, konfidentiella dokument)
Skrivguide
Så bygger du ett CV som administrativ assistent
Söker du jobb som administrativ assistent och behöver ett CV som visar din verkliga kompetens? Det här exemplet är optimerat för ATS-system och visar hur du strukturerar ett CV som passar både moderna kontor och chefsstödsroller.
Du får se exakt hur du balanserar tekniska färdigheter (Microsoft 365, SharePoint, kalendervård) med de organisatoriska färdigheter som rekryterare söker (prioriteringsförmåga, diskretion, proaktivitet). CV:t visar konkreta resultat från chefsassistans och administrativ samordning med kvantifierbara exempel från verkliga arbetsplatser.
Använd det som inspiration för ditt eget cv administrativ assistent och anpassa det efter den tjänst du söker. Läs också våra tips om hur du optimerar ditt personliga brev för administrativ assistent för att öka dina chanser till intervju och visa att du förstår rollens krav.
Letar du efter en CV-mall för administrativ assistent?
Vi har en mall för administrativ assistent med rätt sektioner och tips från rekryterare.
Se mallenVanliga frågor
CV för administrativ assistent
Vilka program ska jag nämna i mitt CV som administrativ assistent?
Specificera alla relevanta Office-program med kompetensnivå: Microsoft 365 (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint), Visma eller andra ekonomisystem, CRM-system som Salesforce eller Lime, samt bokningssystem för resor. Om du behärskar avancerade Excel-funktioner som pivottabeller, VLOOKUP eller makron ska detta framgå tydligt.
Hur visar jag min kalendervård och mötessamordning i CV:t?
Kvantifiera din arbetsbelastning konkret: hur många personer du assisterade, hur många möten per vecka du bokade, om du hanterade internationella tidszoner eller prioriterade mellan akuta och planerade möten. Exempel: "Hanterade daglig kalenderadministration för VD och 6 ledningsgruppsmedlemmar: 40-50 mötesbokningar per vecka".
Ska jag inkludera researrangemang i mitt CV som administrativ assistent?
Ja, researrangemang är en viktig kompetens för många administrativa assistenter som stödjer ledning eller säljteam. Specificera vad det innebar: bokade du flyg, hotell, visum, reseförsäkringar? Hanterade du reseräkningar? Kvantifiera volymen: hur många resor per år, nationella eller internationella?
Hur betonar jag diskretion och GDPR-kompetens i mitt CV?
Visa diskretion genom konkreta arbetsuppgifter istället för att bara lista det som mjuk färdighet. Exempel: "Administrerar SharePoint för ledningsgruppen med GDPR-efterlevnad för konfidentiella styrdokument". Ta också med GDPR-certifiering om du har det.
Vilken skillnad är det mellan kontorsassistent och administrativ assistent?
Kontorsassistent är ofta en bredare roll med ansvar för reception, posthantering, enklare fakturering och allmän kontorssupport. Administrativ assistent är vanligtvis mer specialiserad mot chefsassistans: kalenderhantering för ledning, researrangemang, styrelsemöten och protokollföring. Visa progression i ditt CV om du börjat som kontorsassistent och utvecklats till administrativ assistent.
Hur visar jag att jag behärskar SharePoint i mitt CV?
Specificera vad du gjorde i SharePoint: dokumenthantering, skapade mappstrukturer, hanterade behörigheter, arkiverade filer enligt GDPR-krav? Exempel: "Administrerar SharePoint för ledningsgruppen: dokumentstruktur, behörigheter och GDPR-efterlevnad för konfidentiella styrdokument". Visa konkret användning, inte bara att du "känner till" programmet.
Ska jag nämna protokollföring och styrelsemöten i mitt CV?
Ja, om du har erfarenhet av protokollföring eller styrelsemöten är detta mycket meriterande för administrativa assistenter som söker chefsassistansroller. Specificera vad det innebar: skapade du kallelser, dagordning, förde protokoll enligt aktiebolagslagen, följde upp beslut?
Hur visar jag kostnadsmedvetenhet i mitt administrativa arbete?
Visa konkreta exempel på hur du sparat tid eller pengar för organisationen. Exempel: "Sparade 25% i resekostnader genom förhandlade avtal" eller "Införde digitalt arkiveringssystem som sparade 5 timmar administrativ söktid per vecka". Detta visar att du inte bara utför uppgifter utan också tänker affärsmässigt.
Vilka certifieringar är värdefulla för administrativ assistent?
Microsoft Office Specialist (särskilt Excel) är högt värderat eftersom det bevisar avancerad kompetens. GDPR och dataskydd är viktigt om du hanterar konfidentiell information. Protokollföring och mötesteknik visar att du behärskar formella administrativa processer. Lista alltid årtal för att visa att certifieringen är aktuell.
Hur beskriver jag min erfarenhet av ekonomisystem som Visma eller Fortnox?
Specificera vad du gjorde i systemet: hanterade du fakturahantering (kundfakturor, leverantörsfakturor), attestering, bokföring eller reseräkningar? Kvantifiera volymen om möjligt: "Fakturerade 150+ kundfakturor per månad i Visma". Ange också kompetensnivå: grundläggande, avancerad eller expert.
Komplett ansökan
Skapa hela ansökan
Ett starkt CV ökar dina chanser. Men utan ett skräddarsytt personligt brev missar du intervjuer. Se hur du bygger en komplett ansökan för administrativ assistent.
CV-exempel
Administrativ assistent
- ATS-optimerad struktur
- Branschspecifika nyckelord
- Kvantifierade resultat
Personligt brev
Administrativ assistent
Se hur du skriver ett övertygande personligt brev som kompletterar ditt CV och får dig till intervju.
Se det personliga brevetRedo att skapa din egen ansökan?Skapa CVSkapa personligt brev
Andra yrken
Fler CV-exempel
Hitta inspiration från liknande yrken. Alla exempel följer samma ATS-optimerade upplägg.
Skapa ditt eget
Imponerad? Skapa ditt nu
Ladda upp ditt CV, klistra in jobbannonsen och välj mall, så är det klart på en minut. Skräddarsytt för administrativ assistent och optimerat för rekryteringssystem.
Inga kortuppgifter krävs