Vad kostar en felrekrytering? Kalkylen ni behöver innan nästa anställning

Frågan ställs oftast efteråt, när uppsägningen är ett faktum och någon i ledningsgruppen vill veta vad misstaget kostade. Då är svaret alltid en obekväm multipel av månadslönen. Den här insikten är tänkt att användas åt andra hållet: som beslutsunderlag innan nästa rekrytering, för det är i urvalssteget kostnaden avgörs.

Standardsiffran, och varför den både stämmer och inte stämmer

Den siffra som cirkulerat längst i svenska HR-sammanhang är omkring 700 000 kronor för en felrekryterad tjänsteman, en uppskattning som bland annat Unionens tidning Kollega refererar och som återkommer i rekryteringsbranschens egna kalkyler. I den ryms allt: annonsering, nedlagd arbetstid, lön under improduktiv tid, upplärning, produktionsbortfall och kostnaden för att göra om processen.

Andra referenspunkter ger samma storleksordning från olika håll. Den amerikanska branschorganisationen SHRM:s ofta citerade tumregel är att en misslyckad tillsättning kostar i storleksordningen halva till hela årslönen. För chefsroller räknar svenska rekryteringsaktörer regelmässigt med en till två årslöner. Och redan 2006 uppskattade en PwC-undersökning att felrekryteringar kostade enbart svenska småföretag omkring 18 miljarder kronor per år, en siffra som knappast krympt med dagens löneläge.

Men genomsnittssiffror är dåliga beslutsunderlag, för spridningen är enorm: en felrekryterad butiksmedarbetare som fångas under provanställningen kostar en bråkdel av en felrekryterad ekonomichef som får gå efter arton månader. Det ni behöver är inte siffran, utan kalkylen.

Kalkylmodellen: fyra kostnadsblock

Räkna på er senaste eller nästa rekrytering med fyra block:

1. Direkta rekryteringskostnader. Annonsering, eventuellt byråarvode (ofta 15-25 procent av årslönen vid rekryteringsuppdrag), tester och bakgrundskontroller, samt det som oftast glöms: er egen tid. En process med 30 timmar chefs- och HR-tid är lågt räknat, och de timmarna har en timkostnad.

2. Lön för improduktiv tid. Månadslön plus arbetsgivaravgifter (multiplicera med cirka 1,42) för månaderna innan personen presterar, och för månaderna av underprestation innan någon agerar. En roll med 40 000 kronor i månadslön kostar närmare 57 000 kronor i månaden i ren lönekostnad. Åtta improduktiva månader är 455 000 kronor, innan något annat räknats.

3. Produktions- och kvalitetsbortfall. Det svåraste att sätta siffror på och ofta det största blocket: affärer som inte stängs, projekt som försenas, fel som ska rättas, kunder som möter fel person. Lägg till teamkostnaden, kollegor som kompenserar och tappar egen produktion, och chefen vars kalender fylls av uppföljningssamtal.

4. Omställningskostnaden. Eventuell uppsägningslön, den nya rekryteringen (block 1 igen), och ännu en upplärningsperiod (block 2 igen). En felrekrytering betalar alltså flera av posterna dubbelt.

Tidsfaktorn: kostnaden är en funktion av dröjsmål

Notera vad som driver exemplet ovan: inte annonskostnaden, utan månaderna. Varje månad mellan första varningssignal och åtgärd adderar full lönekostnad, fortsatt produktionsbortfall och växande teamslitage. Det gör två saker till era billigaste försäkringar:

Strukturerad uppföljning under provanställningen. De sex månaderna är det enda fönster där omställningskostnaden är låg, men bara om uppföljningen är ärlig: tydliga förväntningar från dag ett, avstämningar med dokumenterade bedömningar, och modet att agera på det som syns. En provanställning som "bara rullar på" är en försäkring ingen läser villkoren i.

Beslutsdisciplin efteråt. Den vanligaste kostnadsdrivaren är hopp: "det vänder nog nästa kvartal". Ibland gör det det, med rätt stöd och tydlighet. Men kalkylen ovan bör ligga på bordet när beslutet fattas, för alternativet till ett obekvämt samtal är sällan gratis, det kostar 57 000 kronor i månaden plus följdverkningar.

Roten: varför felrekryteringar sker

De flesta felrekryteringar är inte otur, de är metodfel i urvalet. Mönstren är väl belagda:

Magkänsla får väga tyngre än evidens. Den samlade urvalsforskningen, senast den stora revideringen av Sackett med kollegor 2022, visar att strukturerade intervjuer hör till de mest träffsäkra urvalsmetoderna som finns, medan ostrukturerade samtal, där intervjuaren "känner in" kandidaten, presterar väsentligt sämre. Charm korrelerar inte med arbetsprestation, men den korrelerar utmärkt med att få jobb i ostrukturerade processer. Vi går igenom hela forskningsläget i insikten om vad urvalsforskningen faktiskt visar.

Kravprofilen är en önskelista, inte ett urvalsinstrument. När allt är viktigt är inget mätbart, och bedömningen glider tillbaka till intryck. En kompetensbaserad process börjar med att skilja måsten från meriter.

Påståenden verifieras inte. Nästan 60 procent av arbetsgivarna har mött förvanskade uppgifter från kandidater, enligt en undersökning från Stockholms handelskammare. CV:n är säljdokument. Verifierade testresultat, arbetsprover och strukturerad referenstagning är de motvikter som finns, och skillnaden mellan självrapporterad och bevisad kompetens är ofta exakt den skillnad som blev felrekryteringen.

Tidsbrist i slutet av processen. När rollen stått tom länge sjunker ribban. Vakanskostnad är verklig, men den är nästan alltid mindre än felrekryteringskostnaden, en tom stol kostar utebliven produktion, en felbesatt stol kostar utebliven produktion plus lön plus omställning.

Vad kalkylen betyder för ert urvalsarbete

Sätt kalkylens slutsumma bredvid kostnaden för att förstärka urvalssteget, så blir prioriteringen enkel. Om en felrekrytering kostar 700 000 kronor är varje åtgärd som sänker risken med några procentenheter värd tiotusentals kronor: en halvdag på en riktig kravprofil, strukturerade intervjuguider, ett verifierat testresultat i stället för ett självskattat påstående, en second opinion på slutkandidaten.

Det är också logiken bakom hur vi byggt vår kandidatpool: profilerna bygger på verifierade testresultat där första genomförda försöket räknas, inte bästa försöket av flera, just för att bedömningsunderlaget ska vara bevis och inte marknadsföring. Hur ni använder den typen av underlag i er process, oavsett leverantör, är ämnet för insikten om second opinion i rekrytering.

Räkna på er egen senaste felrekrytering med blocken ovan. Siffran ni landar i är budgeten ni har råd att lägga på att den inte upprepas.

---

Källor: Kollega (Unionen) om felrekryteringars kostnad och förvanskade kandidatuppgifter, Experis/ManpowerGroup om felrekryteringens kostnader och Sackett m.fl. 2022 om urvalsmetodernas validitet (Cambridge/IOP).